هل هناك مهارات للرد على الهاتف

هل هناك مهارات للرد على الهاتف  تعد المكالمات الهاتفية جزءًا من الاتصال الفعال مع الآخرين ، حيث يمكننا من خلاله تمرير الرسائل أو المعلومات من طرف إلى آخر من أجل إنجاز الأعمال. مع تقدم التكنولوجيا ، أصبحت الهواتف المحمولة رفقاء بشريين ، حيث توفر للمستخدمين خدمات متنوعة مثل الاتصالات وخدمات الإنترنت وخدمات البريد ، وأصبح استخدامها جزءًا من حياة الناس اليومية ، بما في ذلك البيانات والمعلومات والتواصل الفعال.

هل هناك مهارات للرد على الهاتف

يمكن استخدام المهارات التالية للرد على المكالمات:

لا تترك المتصل لفترات طويلة.

حافظ على فمك بعيدًا عن سماعات الأذن لتجنب الضوضاء.

لا تأكل أو تشرب الطعام أثناء التلامس.

لا تبالغ في تبسيط الشرح.

لا تتحدث كثيرا عن نفسك.

لا تقطع وعودًا لنفسك لا يمكنك الوفاء بها.

لا تكن سلبي.

تعاون بنشاط لإيجاد الحلول المناسبة.

اقتصاديات استخدام الهاتف وترشيد الصوت.

لا تجعل الشخص الآخر ينتظر وقتًا طويلاً للحصول على إجابتك.

الهاتف يبتسم.

اعتذر فورًا عن أي عيوب أو تأخير.

احتفظ بجميع المعلومات المطلوبة في متناول اليد.

طريقة لمخاطبة الناس مباشرة.

الاستخدام المثالي للهاتف

للمكالمات الواردة:

قم بالرد فورًا عند أول صوت

الرد الجيد والرسمي هو البدء بإعطاء اسم الشركة التي تعمل بها

دع المتصل يشرح وجهة نظره

لا تجعل المتصلين ينتظرون طويلا

اعتني بكل محادثة هاتفية.

تحقق من كل رسالة هاتفية.

لخص محتوى المكالمة ورقم المتصل واسمه.

اطلب من شخص ما الرد على الهاتف نيابة عنك عندما تغادر المكتب.

لا تحاول مقاطعة المتحدث والاستماع.

تجنب استكمال الجملة التي يحاول المتحدث نطقها.

دع المتحدث ينهي حديثه ثم يبدأ الحديث.

إذا كان من الضروري إنهاء المحادثة ، فقم بذلك برفق في أول توقف مؤقت.

ما هو اتيكيت الرد على الهاتف

من أجل آداب الهاتف المناسبة ، التمييز بين ما يقوله شخص ما وكيف يقوله ، في حالة الاتصال الاحترافي ، عادة ما تكون نقطة الدخول منظمة بشكل واضح ويمكن توفيرها في جلسة تدريب عبر الهاتف: عندما تتلقى مكالمة ، قم بتسمية شركتك أولاً ، ثم اسمك الكامل ، ثم تحية الخاص بك ، إذا كنت تخاطب نفسك ، فالعكس هو: التحية أولاً ، ثم اسمك الكامل ، وأخيراً الشركة.

كن مطمئنًا: سوف يسمعك الشخص الذي تتحدث معه أكثر مما تعتقد ، في المرة القادمة التي تتصل فيها ، يجب عليك التحقق من الحالة المزاجية للشخص الذي تتحدث معه ، من حيث آداب الهاتف ، عندما تكون على الهاتف المزاج الذي يمكنك نقله هو الصوت الذي تبتسمه عندما تتحدث.

مهارات للرد على الهاتف

إذا كنت تتصل بنفسك ، فيجب أن تخطط مسبقًا لما تريد قوله.

في حالة المشكلات الأكثر تعقيدًا ، قد يكون من المفيد أيضًا توضيح بعض النقاط مسبقًا حتى تتمكن من الشرح بطريقة أكثر تنظيماً ، دون ارتباك ودون فقدان التركيز.

إذا كان بإمكانك حل المشكلة أو المشكلة بنفسك ، فتعرف مسبقًا على الموضوع الذي تريد معالجته حتى لا تزعج المتصل دون داع.

إذا كنت تعرف الشخص الذي تتصل به بالفعل ، فمن التهذيب إجراء محادثة قصيرة قبل تحديد السبب الحقيقي للمكالمة.

يجب وصف القضية بإيجاز ودقة قدر الإمكان حتى لا تشغل وقت المحاور دون داع.

إذا كانت هناك مكالمة ، فمن المنطقي كتابة اسم المتصل ، إذا كنت لا تعرفه ، حتى تتمكن من مخاطبة الشخص الآخر أثناء المحادثة.

أيضًا أثناء المحادثة ، من المفيد أحيانًا تدوين الملاحظات في حال طُلب منك الاهتمام بشيء ما.

إذا لم تتمكن من مساعدة الشخص الآخر في مكالمة عمل ، يمكنك تحويل المكالمة إلى زميل.

ومع ذلك ، يجب عليك الاستماع بعناية لطلب المتصل والسماح له / لها باختيار إعادة توجيهه.

لا تحتفظ بالمتصل قيد التشغيل لأكثر من 30 ثانية.

في نهاية المكالمة ، يمكنك تلخيص النتائج مرة أخرى للتأكد من أن كلا الطرفين يفهم بعضهما البعض بشكل صحيح.

ثم قل وداعًا مع تحية ودية ، مثل “شكرًا لك على الاتصال وداعًا”.

وقت اجراء المكالمات

في مرحلة ما ، يعتبر الاتصال بالآخرين أمرًا غير مهذب. لذا تأكد من عدم إجراء مكالمات هاتفية بين الساعة 9:30 مساءً و 9:30 صباحًا لتجنب إزعاج نومك ليلاً.

أيضًا ، عند إجراء مكالمات عمل ، ضع في اعتبارك أن العديد من الأشخاص يأخذون استراحة الغداء بين الساعة 12 ظهرًا والساعة 1 ظهرًا.

عند الاتصال بالخارج ، انتبه إلى اضطراب الرحلات الجوية الطويلة لتجنب الاتصال بالشخص الذي تتصل به في الصباح الباكر أو في وقت متأخر من الليل.

إذا لم يكن لدى المتصل الوقت لإجراء المكالمة ، يتم الاتفاق على وقت رد الاتصال ويجب أخذه في الاعتبار.