El hablar de cronogramas de actividades, es sinónimo de planificación y de programación, pues un cronograma comprende fechas, tareas, actividades, objetivos y mucho más, con la firme intención de que cada fase dentro del proceso de evolución sea cumplida a cabalidad. Te enseñaremos cómo hacer un cronograma.
Uno de los principales objetivos del cronograma consiste en simplificar el trabajo de tu equipo para ser más productivo, pues el cronograma es una herramienta básica para llevar una producción organizada y todas las tareas o actividades están representadas en fechas concretas y con una duración determinada, de esta manera nos aseguramos en mantener un control más exhaustivo de la planificación de un proyecto.
Hay cronogramas que se realizan con la firme intención de planificar una programación de un periodo académico, de un semestre específicamente de una materia en especial, otros cronogramas como el de proyecto, se realiza con la intención de relacionar actividades, cambiar duraciones, planificarlas en fechas determinadas, además de ampliar más características de las mismas. Cómo hacer un cronograma.
En muchas ocasiones la descomposición del trabajo es la base para realizar un cronograma adecuado, en el caso de trabajar con proyectos complejos, con una multitud de actividades diferentes y distintos plazos, existen herramientas intuitivas y visuales que nos simplifican la planificación, pues recuerda que en suma el único objetivo del cronograma es simplificar el trabajo de todo el equipo para ser más productivos.
Cómo hacer un cronograma
Para saber cómo hacer un cronograma, es clave aprovechar el tiempo y hacer un cronograma de actividades de una empresa de manera realista y profesional, con la firme intención de simplificar nuestra labor de la manera más realista y sincera adaptada a las necesidades del proyecto.
Existen una gran variedad de programas, como Excel y Word, de Microsoft en los que se pueden realizar fácilmente, es importante destacar que hoy cada vez son más las empresas que utilizan aplicaciones de gestión con las que en cuestión de unos minutos logramos realizar cronogramas completos, capaces de soportar cambios constantes en la planificación, además de dar prioridad a las tareas más críticas. Cómo hacer un cronograma.
Es importante destacar que dentro de esos estilos de cronogramas debemos aportarle a los cronogramas flexibles, podemos referimos a que podemos ver cómo afecta cualquier imprevisto o cambio en el cronograma antes de que ocurra, pero como podemos de manera preventiva y adelantada visualizarlo, se puede visualizar a través de herramientas con las que simular escenarios de planificaciones.
Además es conveniente aclarar que en su gran mayoría los cronogramas priorizan actividades a realizar, para la realización de actividades de un proyecto algunos especialistas recomiendan que lo más apropiado es disponer de aplicaciones de gestión que te permita hacerlo en el menor tiempo posible, de la manera más completa, además de dar prioridad a las actividades más importantes para terminar el proyecto a tiempo y bajo el presupuesto estimado.
Para empezar con el proyecto y saber cómo hacer un cronograma, es clave disponer de la mayoría de detalles, preferiblemente, pero al realizar el cronograma debes permitirte ser flexible con tu planificación, y avanzar poco a poco, te darás cuenta a lo largo de la ejecución del proyecto que podrás ir re planificando y ampliando información que hasta el momento no tenías confirmada.
Recuerda siempre que un cronograma es una excelente herramienta de comunicación, pues el equipo debe entender de manera rápida y sencilla el proyecto de trabajo, que presentar las planificaciones en las reuniones a través de cronograma, es importante una vez termines el cronograma, compartirlo con el resto de tu equipo, muéstrales los pasos iniciales, así como en las distintas reuniones de seguimiento, cada una de estas reuniones, podría ser un hito de proyecto o momento clave para repasar el trabajo realizado y re planificar las siguientes actividades.
Pasos para su realización
Debes crear la lista de actividades, este sin lugar a dudas es el punto de partida de un todo, pues planificar las actividades del proyecto son los trabajos unitarios definidos en la WBS ó Work Breakdown Structure, donde a partir de esta, deben definirse las actividades necesarias para completar cada uno de paquetes, lo que suele hacerse junto con expertos o con integrantes del equipo del proyecto.
La diferencia entre la WBS y la lista de actividades que creamos en este paso es que la primera muestra la descomposición del alcance, el qué, mientras que la segunda muestra las tareas necesarias para completar este alcance, el cómo, aunque ambas son importantes y están estrechamente relacionadas, pueden haber diferentes formas de llegar a un mismo objetivo.
Siguiendo con nuestro entendimiento sobre cómo hacer un cronograma, debes definir relaciones entre actividades, una vez definidas el conjunto de actividades que componen el proyecto, deben ordenarse en función de las relaciones de precedencia y antecedencia oportunas, las cuales pueden ser de carácter obligatorio o no. Cómo hacer un cronograma.
Debes además estimar los plazos de las actividades, estimando el número de horas, días, semanas, que se requieren para completar cada una de las actividades del proyecto, para ello pueden usarse las técnicas de estimación de la duración de actividades que pueden basarse en el análisis de datos estadísticos, o técnicas de trabajo grupal.
Debes desarrollar el cronograma de actividades, uniendo los plazos con el diagrama de tareas, de esta manera ya tendremos un primer cronograma de actividades que no tiene en cuenta los recursos ni su disponibilidad, lo que equivale a considerar que disponemos de recursos ilimitados en cualquier momento, en este primer cronograma debemos incluir los hitos del proyecto, que serán eventos que se corresponderán con alguna entrega, compromiso, o punto importante del proyecto, y que nos servirán para controlar este, y para informar del avance de forma resumida.
Se debe incluir los recursos, que implicará asignar a cada tarea el recurso que la ejecutará, considerando su porcentaje de dedicación, además de su capacidad de trabajo máxima y su calendario específico.
Una vez tenemos el cronograma de actividades del proyecto, este debe alinearse con el resto de planes del proyecto, como los riesgos y costes, además deberá contrastarse con las limitaciones y requerimientos del proyecto.
Es importante tomar a consideración la inclusión de márgenes en el cronograma, para ello se recomienda que el margen debe colocarse siempre antes del entregable que queramos proteger, de acuerdo a los riesgos asociados a las tareas que llevan hasta este entregable.
De esta manera nos protegeremos, protegeremos al equipo de trabajo y cumpliremos la misión del proyecto, en plazos, tiempos y ejecución.
Cuándo es importante trabajar con un cronograma de actividades en mano
Para entender cómo hacer un cronograma, es importante destacar que no para todos los trabajos necesitaras cumplir rigurosamente con las pautas del cronograma de actividades, pero es importante implementarlo a cabalidad si tu trabajo incluye proyectos o estructuras organizativas complejas, en grandes equipos de trabajo, en gestión de diferentes roles de equipo, en proyectos con costes limitados, en proyectos con plazos de tiempo ajustados, en empresas en donde la comunicación en equipo es clave, además para planificaciones con muchos cambios, lo más conveniente es utilizar cronogramas flexibles. Ya sabes Cómo hacer un cronograma.
Hoy es posible aplicar estos pasos en cualquier caso, pues puedes disponer de plantillas y herramientas de creación de programas, esto te puede ayudar muchísimo, no solo haciendo el proceso de creación del plan de actividades más rápido, sino también permitiendo hacer un seguimiento y modificaciones de forma mucho más simple.
Existe hoy en día una herramienta muy importante de planificación de proyectos por excelencia llamada MS Project, pero hay muchísimas más, simplemente la recomiendo porque es la más ampliamente utilizada, pues existen alternativas formales como las de Microsoft en office, para realizar un organigrama en Word o Excel, las más tradicionales y con buenos resultados, además de que un alto porcentaje de trabajadores prefieren usar estas que son convencionales con óptimos resultados.
Dentro de los proyectos existen diversos procesos para su programación y planificación, aquí los más importantes: un proceso cíclico, el proceso de planificación de un proyecto suele requerir de varias iteraciones hasta conseguir un buen ajuste; un proceso por fases, ya que no siempre es posible hacer al inicio un cronograma detallado de todo el proyecto, lo que implica que deberemos realizar una planificación por fases, de esta forma, la planificación en detalle de cada fase se realiza al comienzo de la fase, usando la información que va creándose a medida que avanza el proyecto; un proceso consensuado y aceptado, es importante hacer el cronograma de actividades junto con expertos y el equipo del proyecto, ya que estos son los que mejor saben cuánto se tarda en efectuar una determinada tarea, a parte de hacer el cronograma de actividades conjuntamente con el equipo, facilita su aceptación y compromiso con los plazos indicados, lo que facilitará su cumplimiento.
Es importante destacar que la realización de un cronograma de actividades es sumamente importante, requiere de tiempo, requiere de planificación, programación y comunicación en equipo, de esta manera podremos ajustarnos al cumplimiento a cabalidad de lo programado en el cronograma.
Conclusión
Las grandes virtudes del cronograma de actividades
Se ha comprobado que el realizar cronogramas de actividades en las empresas logra los siguientes resultados, se genera una impecable focalización de tareas, pues nunca será lo mismo dirigir a un grupo en el que sus miembros hagan de todo un poco, a otro en el que las labores estén definidas de antemano y con claridad, logrando mejoras importantes en la dirección y seguimiento, lo cual permite no solo tener una visión global de sus plazos y sus etapas, sino que también les ayudan a llevar un mejor control de lo que sucede durante el desarrollo de los procesos.
Además facilita la introducción de cambios, esto debido a que la visión que proporciona el cronograma a los líderes de proyectos es útil a la hora de detectar obstáculos, logrando prever su aparición a través de estrategias que mitiguen sus efectos y eviten inconvenientes, logrando aumentar el nivel de compromiso de los participantes, pues al establecer plazos, los cronogramas plantean pequeños retos y metas, que los implicados en los procesos se esmeran en cumplir, además optimiza el uso de recursos, a fin de definir las herramientas necesarias en cada momento, abriendo a la vez, un breve margen para otros que puedan requerirse aun sin estar previstos, el impacto de esto se notará en los presupuestos y el balance de costes generales. Espero que hayas aprendido correctamente cómo hacer un cronograma.
