Hoy la tecnología y los avances en la comunicación, pueden demostrar que nos encontramos en la era de la información y la comunicación, muchos mensajes vienen y van de manera ágil, rápida y fugaz, porque lo digital es fugaz, la necesidad de la inmediatez, y de obtener la información rápidamente con tan solo hacer un clic, sin embargo y muy a pesar de que sea tan real todo, siempre existirá y prevalecerá a nivel de comunicaciones internas o externas redacciones tan formales como es el caso de la carta, ya que su redacción prevalece, está en vigencia y constantemente es utilizada. Te enseñaremos cómo redactar una carta formal.
La carta consiste en una redacción corta, pero a la vez formal, que al enviarla por correspondencia a la dirección correcta y departamento de empresa especifico, se genera un acuse de recibido, que la va a hacer más oficial, para comunicaciones formales importantes. Puedes enviarla por correo electrónico para que sea recibida rápidamente, pero es clave imprimirla, firmarla, escanearla, convertirla en pdf y proceder a enviarla, pues se trata de una comunicación muy formal y oficial.
Podemos definir la carta formal como un tipo de correspondencia muy formal e importante, utilizado con fines institucionales de ámbito profesional, laboral, comercial, educativo, político, financiero, entre otros como el ámbito jurídico, por ejemplo, en el que se utiliza un lenguaje formal, dejando a un lado expresiones informales más utilizadas en las cartas amistosas o de las cartas de tipo familiar. Mira Cómo redactar una carta formal.
Cómo redactar una carta formal
Respecto a su lenguaje, este requiere de un tratamiento adecuado y formal, además de una correcta estructura de las oraciones, sin llegar a extremos como el lenguaje culto, pues es importante destacar que para este tipo de comunicaciones se deben omitir todo tipo de muletillas y vulgarismos propios del lenguaje informal, ya que esta se utiliza por tanto, para situaciones en las que tanto el receptor como el emisor de la carta no se conocen y por ende no hay confianza ni familiaridad.
Este tipo de correspondencia guarda celosamente unos altos niveles de calidad, no es posible permitirse el lujo de hacer llegar a nuestro interlocutor una carta llena de errores de redacción, ortografía, concordancia, cohesión y estilo, además con ideas planteadas de manera incoherente y sin una estructura lógica. La carta incluye un escrito formal, de calidad y con una correcta estructura. Aprenderás Cómo redactar una carta formal.
Para saber cómo redactar una carta formal, primero veremos que la carta formal tiene una estructura y un orden, que se ha mantenido a lo largo del tiempo, prevaleciendo con cada una de sus partes y principios de realización, como queda reflejado en los diversos modelos de los distintos tipos de cartas.
En su mayoría, todas las cartas llevan membrete, si es de empresas, una buena imagen corporativa de la empresa es clave, pudiendo aparecer en la parte superior, a la izquierda, en el centro, e incluso a la derecha de la carta, y en la parte inferior, datos de contacto de la empresa, como la dirección oficial, teléfonos, correo electrónico entre otros.
Estructura de la carta
La carta está compuesta de tres partes formales reconocibles para su elaboración: el encabezamiento, el cuerpo o exposición y la despedida. Es de suprema importancia el orden y colocación de los elementos, además de tener una estructura adecuada.
La carta debe además tener un correcto uso y utilización del tratamiento, en función del cargo y posición del receptor, pues es importante destacar que todos los protocolos sobre la forma y modo de dirigirse a una persona siguen hoy en día muy vigentes, pues merece tomarse la molestia y el tiempo de averiguar cuál es el adecuado para cada ocasión.
No es posible escribir la carta de manera espontánea, y que el lector pueda intuir que las ideas fluyen de nuestra mente sin ningún orden, por ello, recomendamos que se redacte un borrador inicial, para plasmar los detalles y las ideas más importantes, una vez se ha estructurado cada parte de manera adecuada, podemos pasarlo a limpio. Vas conociendo Cómo redactar una carta formal.
La carta y sus etapas de producción
Siguiendo con nuestro tema sobre cómo redactar una carta formal, esta debe seguir un orden estructural, como etapas de producción, pues cada parte cumple sin duda un fin específico, que es ineludible de pasar por alto, es importante para ello conocer cada uno de los elementos y el orden en el que deben ir apareciendo plasmados.
El membrete, este trata de los datos del remitente, con la primera información que será leída, dando lugar a la respuesta de quién envía la carta, suelen ir acompañados del teléfono, e-mail u otros medios de contacto
El destinatario, es la persona a la que va dirigida la carta, o en caso de desconocerse, al departamento encargado que corresponda. Cómo redactar una carta formal.
El lugar y fecha, es muy clave, pues el tiempo y el lugar es importante de destacar.
El encabezamiento, es muy importante siempre tener presente la cortesía, respeto y tratamiento adecuado según a qué persona nos estemos dirigiendo.
La introducción, su finalidad única es crear un clima más cordial y una preparación para la información que viene después.
El cuerpo del mensaje, en este caso es el plato fuerte, en esta etapa se desarrolla el tema central de la carta y los motivos por los que se escribe, ya sea un agradecimiento, una invitación, una solicitud, entre otros.
La despedida, es muy importante redactar en tercera persona y mantener cabalmente las expresiones formales y cordiales, pues la despedida junto con la firma, son los elementos que cierran la carta, del mismo modo que ocurría con el encabezamiento, que debe guardar ciertas normas protocolarias de tratamiento, la despedida debe ir también acorde con la posición del destinatario, excepto en los casos en los que exista una relación anterior de amistad, respeto, cariño o lazos familiares.
Al tratarse de la última parte, también será este elemento el encargado de aportar la última impresión que el destinatario se lleve de nosotros. Si la despedida no es del todo satisfactoria, posiblemente no consigamos el objetivo propuesto al iniciar la carta. Y al contrario, aunque la exposición de nuestros motivos no hayan sido satisfactorios, una buena despedida puede conseguir, que por lo menos, se nos tenga en consideración, o se estudien nuestras propuestas.
Por último, la firma aparece como elemento identificativo y personal de la carta, puede considerarse como un sello de autenticidad, por lo que es conveniente, que se mantenga inalterado a lo largo de las diferentes cartas o documentos utilizados, que sea legible, sencilla y clara, pudiendo distinguir el nombre y los apellidos, su función garantiza la autoría del documento. ¿ Ya sabes Cómo redactar una carta formal?
Técnicas y tratamiento
Al referirnos al tratamiento en la carta formal y cómo redactar una carta formal, hablamos de elegir una u otra fórmula de cortesía, que marca pauta sin dudas y será crucial para dirigirse correctamente al destinatario, pues el trato varía en función de su posición, pero también en función de la nuestra.
Si nos equivocamos y acusamos un tratamiento superior, la otra persona no se sentirá menospreciada, al contrario, además en el caso de utilizar una fórmula de cortesía menor que la que se corresponde, se sobreentiende, pero es de suma importancia cuidar los pequeños detalles.
Aquí algunos ejemplos: Excelencia: para jefes de estado y sus cónyuges y para los obispos, excelentísimo señor/a: para altos cargos del gobierno, ministros, tribunal constitucional, presidentes académicos, capitanes generales del ejército, rectores de universidades, gobernadores civiles, embajadores, alcaldes de ciudades importantes, Ilustrísimo señor/a: para presidentes de diputaciones, de capitales de provincia, diputados, senadores, delegados de hacienda, alcaldes de ciudad, directores generales, gobernadores civiles, directores de Instituto y escuelas superiores, señoría: en el caso de dirigirse a jueces y magistrados, majestad o Alteza Real: para dirigirse a los reyes, santísimo padre: para dirigirse al Papa, Eminencia: para los cardenales, Don o doña: para referirse a personas de avanzada edad, aunque no ostenten cargo alguno, Señor /a: este es el uso más habitual para dirigirse a la mayoría de personas, o para el trato comercial.
Se sobreentiende que en el lenguaje formal, se debe utilizar siempre el tratamiento de “Usted”, y nunca de “Tu”, es uso del “usted” es una norma obligatoria para las personas que no se conocen, sean o no de nuestro nivel o posición, siendo más especial si cabe para personas de mayor edad, superiores, personas de mayor categoría y jefes, de igual posición o nivel similar, pero que pertenecen a otro sector o gremio diferente, a personas de nivel inferior, a personas que por su trabajo estén obligadas a usar el usted, como chóferes, camareros, recepcionistas.
Se trata de características fundamentales para cualquier tipo de comunicación escrita en la que se utilice el lenguaje formal, pues se busca siempre cumplir con unos mínimos estándares de calidad, cuidando todas sus partes, mas allá de todo esto es conveniente entender que una carta bien escrita o bien redactada es el equivalente a la imagen personal y profesional que irradiamos a los demás, pues cuidar siempre los mínimos detalles, marcará la diferencia.
Conclusión
Para concluir, presta mucha atención a las siguientes características fundamentales a tomar en cuenta para la producción de una carta formal, a fin de que no pierdas ni un mínimo detalle, en la estructura, la claridad, corrección, concisión, sencillez y cortesía.
La estructura por partes, trata de la correcta aplicación de los elementos de la carta según el orden que hemos visto, es fundamental para su lectura posterior; la claridad, hace referencia a la claridad visual de la propia carta, pero también a la claridad semántica del significado de nuestras frases; la corrección, implica el uso correcto tanto de la gramático como del léxico, pues se deben evitar errores gramaticales, faltas de ortografía y expresiones despectivas; en lo que respecta a la concisión esta busca simplemente plasmar la información sin extenderse en detalles efímeros o poco importantes. La carta formal debe ser lo más corta posible pero sin que falte información.
Por otro lado para hablar de sencillez, es conveniente usar un lenguaje simple, sencillo y normal, evitando el uso de palabras rebuscadas o de carácter culto, que pueden dar lugar a confusión y a malas interpretaciones; no olvides la cortesía, como característica imprescindible dentro del lenguaje formal, pues siempre debe tratarse a la otra persona con educación y con buenos modales para la comunicación pueda fluir, de esta manera podremos satisfactoriamente cumplir con las exigencias estipuladas a la hora de entregar y saber cómo redactar una carta formal de buena calidad.
