Cómo hacer un organigrama puede resultar mucho más útil de lo que muchas veces podemos pensar, esta herramienta de organización sirve para darle un orden lógico a la estructura que posee nuestra empresa y al mismo tiempo hacer mucho más ágil la toma de decisiones, así como las actividades de coordinación.
Ahora que sabes la importancia de contar con un organigrama en tu empresa u organización, entonces seguro te estas preguntado ¿cómo hacer un organigrama? Para responder esta interrogante existen diferentes métodos y estrategias que se pueden llevar a cabo, así como diferentes tipos de organigramas que durante años han patentado los expertos en la administración de los recursos humanos en una organización.
Durante este artículo vamos a darte una serie de características, virtudes y bondades del organigrama, explicándote, una serie de pasos que puedes llevar a cabo para poder desarrollar y diseñar el organigrama que mejor se adapte al modelo de negocio que has decidido emprender, pero, sobre todo, el organigrama que estén más ajustado a los criterios de operatividad, y de calidad que esperas conseguir en cada uno de los procesos que tu organización lleva a cabo, sin olvidar que la flexibilidad será importante para poder ajustando en el tiempo. Cómo hacer un organigrama.
Cómo hacer un organigrama
Antes de saber cómo hacer un organigrama y comenzar a diseñar el organigrama ideal que vas a llevar a cabo en tu empresa, conviene que te tomes un tiempo prudente para analizar con mucho cuidado cada uno de los procesos que se llevan a cabo en tu emprendimiento, tomar atenta nota de cada uno de ellos va permitirte hacer una gestión más efectiva, evitando que dos secciones o departamento tengan funciones muy parecidas. Esto es tan importante que seguramente con el uso del organigrama podrás tener una idea mucho más clara de las dimensiones de tu empresa, así como la jerarquía con la que se efectúan los procesos dentro y fuera de tu organización.
Importante, no pienses en personas, piensa primero en procesos, porque de esta forma podrás hacer un diseño mucho más ajustado a los objetivos funcionales de tu organización sin tener en cuenta personas, sino procesos. Luego, es posible que lleves a cabo la clasificación de las personas dentro del diseño de la estructura que va a dar forma a la organización que estas llevando a cabo. Cómo hacer un organigrama.
En muchas organizaciones no se toma la real importancia de contar con un organigrama en la empresa, y por esta razón se presentan dualidades en las funciones de una sección y otra, así como problemas de coordinación que no solo vuelven mucho más lenta la producción, sino que, además, van a tener una repercusión para el flujo de dineros de la empresa. Esto, tal vez, no lo veas en la primera valoración, pero conforme vayas implementando el uso del organigrama, también podrás valorar las cualidades que implica el poder contar con una estructura que dé el orden ideal al funcionamiento de la empresa.
Con un organigrama, también podrás definir las formas y métodos de comunicación entre cada departamento de una empresa, corporación, trasnacional o multinacional, así como delimitar la función, evitando con ello, el recargo de responsabilidades sobre una parte de la empresa y en síntesis haciendo más eficiente el uso de los recursos humanos, técnicos y profesionales que participan como parte del proceso de producción. Piensa en tu empresa como una enorme cadena, en la que cada eslabón es una parte crucial del proceso para lograr que el producto final cumpla con las condiciones de calidad que requiere el cliente final.
Tipo de organigramas que puedo implementar en mi empresa
¿Cómo hacer un organigrama? Además de tener clara la importancia de hacer uso de un organigrama, debes considerar que no existe una única forma de diseñar, elaborar e implementar un organigrama, sino que de acuerdo con los objetivos funcionales y comerciales de la organización se pueden implementar diversos modelos. ¿Cómo hacer un organigrama? Veamos algunos de ellos:
1.- Funcional
Considerado como un organigrama de tipo vertical, este tipo de diseño estructural está enfocado en definir la empresa de acuerdo con las funciones, partiendo desde el CEO o Director y desde ahí hacia abajo considerando cada uno de los subalternos que intervienen en cada proceso de elaboración del producto final organizándolos por departamentos, por ejemplo, recursos humanos, donde estarán todos los encargados de la gestión de las relaciones con los empleados.
2.- Matricial
En este organigrama se combinan las estructuras horizontales y verticales de acuerdo con las sedes que posea la empresa, bien sea por ciudades o por segmentos de producción. Este diseño de organigrama está dividido de dos formas: por un lado, están los puestos de trabajo y departamentos de acuerdo con sus funciones, mientras que de otro lado están las divisiones de la organización.
A diferencia de otro tipo de organigramas, en este tipo, los empleados tendrás dos líneas de jerarquía independientes con las cuales tendrán contacto de forma permanente durante todo el proceso de producción.
3.- Vertical
En este tipo, como su mismo nombre lo indica, se representa cada una de las secciones en una estructura lineal en la cual solo el CEO es la máxima jerarquía de la organización y desde ahí hacia abajo se van disponiendo cada uno de los subordinados de acuerdo con el departamento al que representan.
Este tipo de organigrama es de los más utilizados en el mundo organizacional, por su facilidad de elaboración, sin embargo, es importante considerar que antes que decidor el tipo de organigrama de acuerdo por su facilidad de diseño, es pertinente considerar las necesidades propias de la organización para así poder llevar a cabo la implementación del organigrama ideal para la organización.
4.- Horizontal
Los estudios más recientes de la organización considerar este modelo de organigrama como ideal, en vista de que está en capacidad de darle un mejor sentido de orden a la organización sin separar las funciones con un estilo de jerarquía vertical. Esto potencia las labores de coordinación entre departamentos y evita la superioridad en términos psicológicos para los empleados.
Generalmente, este organigrama se dispone en sentido de izquierda a derecha y desde ahí se van colocando cada uno de los departamentos con sus integrantes, pensando siempre en el cargo y no en la persona.
Consideraciones para hacer un organigrama
Los tres principales aspectos que debes considerar para saber cómo hacer un organigrama y comenzar a diseñar el organigrama son: cadena de mando, ámbito de control y departamentos. Una vez que están claro estos tres aspectos entonces puedes comenzar a dar forma al organigrama de tu organización de forma fácil, sencilla y con menos contratiempos. Ya vamos aprendiendo Cómo hacer un organigrama.
1.- Cadena de mando
La cadena de mando no es más que establecer el orden de jerarquía que cada cargo cumple de la organización. Esto permite además ver los niveles de jerarquía que están dentro de la organización y las obligaciones de cada empleado. De esta manera, podrás hacer más efectiva la organización y facilitar la gestión de los recursos que dispones para llevar a cabo la elaboración de un producto o la prestación de un servicio a tus clientes finales.
2.- Segmenta los departamentos
Toda organización debe estar segmentada en departamentos u oficinas, de acuerdo con la naturaleza de las funciones que se cumplen por grupo de empleados. Esto da un orden lógico a la cadena de mando y además permite determinar también los niveles de mando que están dentro de la empresa. Aquí es donde tendrás la oportunidad de organizar la empresa en equipos de trabajo para así hacer más efectivo el funcionamiento y el proceso productivo.
3.- Responsabilidad y ámbito de control
Estos dos aspectos te van a permitir determinar el ámbito de funciones de cada uno de los empleados que están en tu organización sin dejar de lado la capacidad de orden que puede ejercer, bien sea en la cima de un departamento o como empleado de producción. Al conocer el ámbito de control podrás saber cuán efectivo puede ser una persona, así como ver si entre departamentos se están solapando funciones que puedan comprometer el proceso productivo.
4.- Visión global
Importante que durante todo el proceso de elaboración del organigrama puedas llevar a cabo un orden lógico y de organización global de la organización sin dejar ningún detalle por fuera, para así poder tener la totalidad de las funciones representadas en el organigrama y poder hacer los ajustes necesarios en caso de que detectes que algún proceso no está funcionando acorde con las metas de cada departamento. Esta valoración tendrás que llevarla a cabo de forma periódica, porque el organigrama puede modificarse en cualquier momento cuando la empresa crezca o se ajuste a los nuevos tiempos.
Conclusión
El organigrama puede modificarse en cualquier momento cuando la empresa crezca o se ajuste a los nuevos tiempos.
En general el organigrama será una pieza clave para darle una mejor orden a la empresa y de la misma manera permitir una mejor ejecución de recursos evitando que varias personas cumplan funciones parecidas o que incluso se estropeen los procesos al no contar con un orden lógico de funciones dentro de la organización. El objetivo de un organigrama es hacer más efectiva la empresa, esta efectividad permitirá llegar a la máxima calidad de los procesos para hacer permitir que el éxito esté al alcance en cada proyecto emprendido.
De forma periódica tendrás que hacer una valoración del organigrama para saber si sigue siendo efectivo o si es necesario hacer un rediseño. Cada segmento de un organigrama también conlleva una responsabilidad, por lo tanto, tendrá un peso importante dentro de la empresa la persona que ocupe esas funciones, por lo que luego de hacer el diseño del organigrama tendrás que llevar acabo otro proceso administrativo que se conoce como la definición de las funciones y perfiles de los profesionales que van a ocupar cada uno de los puestos que has determinado en tu organigrama. Espero que contemples y tomes en cuenta cada paso sobre cómo hacer un organigrama.
